7 facturatiefouten in de bouw die je met controles voorkomt

Een bouwfactuur combineert klantgegevens, prestaties, btw, projectafspraken en betaling. De grootste risico's ontstaan wanneer één van die bronnen niet meer overeenkomt met de offerte of de uitgevoerde werken. Deze zeven controles helpen fouten vinden vóór verzending. Ze vervangen geen advies van je boekhouder of fiscalist voor een uitzonderlijk dossier.

1. Btw kiezen zonder het dossier te controleren

Het juiste tarief hangt af van de concrete handeling, klant en voorwaarden. Gebruik geen oud attest of geheugensteuntje als enige basis. Bewaar de klantverklaring, relevante projectgegevens en reden van de gekozen behandeling bij de factuur.

De FOD Financiën benadrukt dat btw-plichtige ondernemingen facturen moeten uitreiken en hun btw-verplichtingen moeten naleven. Raadpleeg voor tarieven en uitzonderingen altijd de actuele officiële informatie en laat twijfel beoordelen.

2. Verouderde klant- of Peppolgegevens gebruiken

Controleer officiële naam, ondernemingsnummer, btw-nummer, adres en verzendroute. Sinds de Belgische B2B-verplichting vanaf 1 januari 2026 draait e-facturatie om gestructureerde facturen volgens de Europese norm via het Peppol-kader. Een pdf kan nuttig blijven als leesweergave, maar is niet hetzelfde als de vereiste gestructureerde verzending wanneer de verplichting geldt.

Gebruik de actuele informatie van FOD Financiën over e-facturatie en controleer de scope van elke transactie.

3. Factureren zonder koppeling met offerte en uitvoering

Neem posten niet opnieuw over uit losse notities. Vergelijk de factuur met de aanvaarde offerte, goedgekeurde wijzigingen, geregistreerde hoeveelheden en eventuele vorderingsstaat. Noteer waarom een bedrag afwijkt.

Een duidelijke omschrijving hoeft niet onnodig lang te zijn. Ze moet wel herkenbaar zijn voor klant, boekhouder en projectverantwoordelijke.

4. Meerwerk zonder aantoonbaar akkoord opnemen

Een mondelinge vraag op de werf is een zwakke basis voor een onverwachte eindfactuur. Leg scope, prijs of berekeningswijze en impact op planning vast voordat het extra werk wordt uitgevoerd wanneer dat mogelijk is. Verwijs op de factuur naar de goedgekeurde wijziging.

5. Nummering en creditnota's improviseren

Laat een gecontroleerde reeks factuurnummers gebruiken en wis een definitieve factuur niet alsof ze nooit bestond. Corrigeer via de passende procedure en bewaar de relatie tussen origineel en correctiedocument. Bespreek onduidelijkheden met de boekhouder vóór je zelf nummers herschikt.

6. Alleen op “verzonden” vertrouwen

Controleer na verzending de technische status. Bij Peppol zijn validatie, afleverstatus en foutafhandeling afzonderlijke stappen. Leg vast wie een foutmelding opvolgt. Bewaar het verzonden document en de relevante status bij het dossier.

7. Betalingsopvolging zonder klanttype te onderscheiden

Een herinnering aan een zakelijke klant en een invordering bij een consument volgen niet automatisch dezelfde regels. De FOD Economie licht toe dat bij consumentenschulden onder Boek XIX een gratis eerste herinnering en wachttijd gelden. Configureer dus geen universele kosten- of interestregel voor elk dossier.

Alfie bereidt voor, de verantwoordelijke bevestigt

De huidige Enfin-applicatie bevat acties om facturen te maken, via e-mail of Peppol te verzenden, betalingen te registreren en herinneringen voor te bereiden. Financiële en externe acties hebben risiconiveaus en bevestigingsstappen. Alfie kan brongegevens samenbrengen en een volgende actie voorstellen; de gebruiker controleert klant, bedrag, btw, kanaal en timing.

Gebruik daarnaast de btw-checklist voor aannemers en leg meerwerk controleerbaar vast. In Enfin blijven offerte, project en factuur aan dezelfde bronrecords gekoppeld.