Facturen digitaal archiveren in België: termijn en controles

Belgische facturen mogen digitaal worden bewaard, maar een map met losse pdf’s is niet automatisch een betrouwbaar archief. Je moet de authenticiteit van de oorsprong, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid waarborgen zolang de bewaartermijn loopt. Voor gestructureerde e-facturen bewaar je bij voorkeur ook het oorspronkelijke elektronische bestand, bijvoorbeeld de ontvangen UBL/XML.

Kort antwoord. De algemene FOD-richtlijn voor facturen, kopieën, boeken en andere stukken is tien jaar, gerekend vanaf 1 januari van het jaar na de uitgiftedatum. Voor bepaalde herzieningsregels kunnen langere termijnen van 15 of 25 jaar gelden. Koppel daarom de termijn aan het documenttype en dossier; gebruik niet één automatische verwijderdatum voor alle facturen.

Welke bewaartermijn geldt?

De algemene FOD-pagina over boekhouding en facturering vermeldt tien jaar voor facturen, kopieën, boeken en andere stukken. Voor facturen en andere stukken begint die termijn op 1 januari van het jaar na de uitgiftedatum. Een factuur van 18 maart 2026 blijft volgens die algemene regel dus beschikbaar van 1 januari 2027 tot het einde van 2036.

Langere termijnen kunnen spelen bij herzieningen, onder meer voor bepaalde onroerende investeringsgoederen en gebouwen of gebouwgedeelten die met btw worden verhuurd. De officiële bron noemt daarbij mogelijke termijnen van 15 of 25 jaar. Laat je accountant de toepasselijke termijn bevestigen wanneer vastgoed, investeringsgoederen, bijzondere regimes of lopende geschillen een rol spelen.

De bewaartermijn is dus geen reden om elk document exact na tien jaar automatisch te wissen. Gebruik een retentiebeleid met categorie, startdatum, wettelijke grond en eventuele blokkering.

Bewaar de gestructureerde factuur zelf

Sinds 2026 moeten veel Belgische B2B-facturen als gestructureerde elektronische factuur worden uitgewisseld. Een pdf is dan een leesbare weergave, maar niet noodzakelijk het oorspronkelijke gestructureerde document. De officiële FAQ raadt aan het originele elektronische formaat te bewaren, omdat een omzetting de bewijslast verhoogt.

Bewaar daarom samen:

• het ontvangen of verzonden UBL/XML-bestand;
• een leesbare pdf of een betrouwbare viewer;
• verzend-, ontvangst- en verwerkingsstatussen;
• bijlagen die juridisch deel uitmaken van de factuur;
• eventuele creditnota’s en verwijzingen naar het oorspronkelijke document;
• de koppeling met klant, leverancier, boeking, betaling en project.

Een geprinte UBL of een zelf opnieuw opgebouwde pdf volstaat niet als je niet kunt aantonen dat de leesbare versie overeenkomt met het oorspronkelijke bestand.

Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid

De FOD beschrijft drie blijvende eisen:

1. Authenticiteit van de oorsprong: je kunt onderbouwen wie de prestatie leverde of de factuur uitreikte.
2. Integriteit van de inhoud: de verplichte factuurgegevens zijn na uitreiking of ontvangst niet gewijzigd.
3. Leesbaarheid: de factuur kan gedurende de hele termijn binnen een redelijke tijd in een begrijpelijk formaat worden getoond.

Een bestandsextensie bewijst dit niet. Een pdf kan gewijzigd worden en een XML-bestand kan onleesbaar worden wanneer de bijbehorende viewer verdwijnt. Combineer toegangsrechten, versie- of hashcontrole, logboeken, exports en periodieke hersteltests.

Bouw een controleerbare audit trail

Een betrouwbare audit trail verbindt de factuur met de echte levering of dienst. Voor een bouwbedrijf betekent dat bijvoorbeeld:

• offerte of bestelling;
• goedgekeurde werken en meerwerken;
• leveringsbonnen, werfverslagen of prestaties;
• factuur en eventuele creditnota;
• Peppol-status of ander verzendbewijs;
• bankbetaling en boekhoudkundige verwerking.

Niet ieder dossier heeft elk document nodig, maar de keten moet begrijpelijk blijven voor iemand die de oorspronkelijke medewerker niet kan vragen. Bewaar daarom stabiele identifiers en vermijd bestandsnamen zoals scan003-final-nieuw.pdf.

Mag papier na het scannen weg?

De officiële Belgische informatie laat elektronische archivering van papieren facturen toe, zolang de wettelijke garanties behouden blijven. Maak van “gescand” echter geen automatische vernietigingsregel.

Controleer vóór vernietiging:

• of alle pagina’s, achterzijden en bijlagen volledig zijn vastgelegd;
• of het document leesbaar is en aan de juiste transactie hangt;
• of de scan na opslag niet ongemerkt kan worden vervangen;
• of een specifieke overeenkomst, subsidie, garantie of procedure het papier nog vereist;
• of je interne goedkeuringsprocedure is afgerond.

Voor gestructureerde e-facturen werkt de redenering omgekeerd: bewaar niet alleen een afdruk of pdf, maar ook het originele elektronische bestand.

Cloudopslag en back-ups

Cloudarchivering is toegestaan wanneer je aan de wettelijke voorwaarden voldoet. De onderneming blijft verantwoordelijk wanneer een leverancier de facturen niet tijdig kan teruggeven, de bewaartermijn niet ondersteunt of verdwijnt.

Leg minstens vast:

• hoe je een volledige export krijgt, inclusief XML, pdf, metadata en relaties;
• wie documenten kan lezen, wijzigen, exporteren of verwijderen;
• hoe vaak back-ups worden gemaakt;
• hoe lang verwijderde gegevens herstelbaar blijven;
• hoe je een hersteltest uitvoert;
• wat er gebeurt bij beëindiging van het abonnement.

Een back-up die nooit werd teruggezet is slechts een aanname. Test periodiek een steekproef en een volledige exportstructuur.

Praktische maandafsluiting

Gebruik bij elke afsluiting een korte controle:

1. Vergelijk uitgaande factuurnummers met het verkoopboek.
2. Controleer of ontvangen Peppol-facturen inclusief origineel bestand zijn opgeslagen.
3. Koppel correcties en creditnota’s aan hun oorspronkelijke facturen.
4. Zoek ontbrekende leesbare weergaven of bijlagen.
5. Controleer uitzonderingen en mislukte imports.
6. Leg een back-up- en exportresultaat vast.

Lees ook hoe UBL-facturen worden opgebouwd en hoe je facturatie voor Belgische aannemers organiseert. Enfin kan documenten aan klanten en projecten koppelen, maar je onderneming en accountant bepalen het toepasselijke retentiebeleid.

Officiële bronnen en controledatum

Gecontroleerd op 16 september 2026.

• FOD Financiën: boekhouding, facturering en algemene bewaarplicht
• Belgische e-facturatie: authenticiteit, integriteit, leesbaarheid en audit trail