Peppol verplicht in België sinds 2026: scope en uitzonderingen

Sinds 1 januari 2026 moeten ondernemingen voor de betrokken binnenlandse B2B-transacties een gestructureerde elektronische factuur gebruiken. De algemene tolerantieperiode van de eerste drie maanden is beëindigd. De praktische vraag is dus niet meer wanneer Peppol komt, maar of een concrete factuur binnen het toepassingsgebied valt en welke route je administratie moet kiezen.

Start bij leverancier, klant en transactie

Controleer drie zaken samen: is de leverancier in België gevestigd, is de klant een Belgische btw-plichtige onderneming en gaat het om een transactie die onder de factureringsplicht valt? Een Belgisch btw-nummer is belangrijk, maar geeft niet in elk bijzonder geval alleen het antwoord.

Gebruik bij afwijkende statuten, buitenlandse vestigingen of vrijgestelde handelingen de actuele officiële vragen over de B2B-verplichting. Laat je boekhouder een beslissing bevestigen die niet in het normale binnenlandse B2B-scenario past.

Scheid B2B, B2C en internationale klanten

Een factuur aan een particuliere klant valt niet onder de Belgische B2B-verplichting. Voor grensoverschrijdende transacties of ondernemingen zonder Belgische vestiging gelden andere afbakeningen. Classificeer klanten daarom op juridische status en vestiging, niet op taal of leveringsadres.

Een aannemer die uitsluitend bij particulieren werkt, kan toch binnenkomende gestructureerde facturen van Belgische professionele leveranciers ontvangen. Ontvangst hoort dus ook in de implementatie.

Een pdf is niet de verplichte B2B-factuur

Een pdf kan als leesbare kopie nuttig blijven, maar voor een transactie binnen de verplichting is de gestructureerde factuur het conforme document. De gegevens moeten in een formaat staan dat software automatisch kan verwerken en dat aan de Europese norm voldoet. Peppol is de standaardroute voor de uitwisseling.

Bewaar het oorspronkelijke gestructureerde document en zorg dat medewerkers het verschil kennen. Een e-mail met een pdf bewijst niet dat een Peppol-factuur correct is verzonden of ontvangen.

Voorzie een route voor uitzonderingen

Maak geen automatische regel zonder controle. Voorzie aparte keuzes voor particulier, overheid, buitenlandse klant, vrijgestelde handeling, creditnota en twijfelgeval. Bewaar bij een manuele afwijking de reden en de bron waarop de beslissing steunt.

De overheid heeft ook een terugvalregel beschreven voor een ontvanger die door een aantoonbaar technisch probleem tijdelijk geen gestructureerde factuur kan ontvangen. Die maatregel maakt de ontvanger niet blijvend vrijgesteld. Leg het incident vast en gebruik de gewone gestructureerde route opnieuw zodra het probleem opgelost is.

Controleer ontvangen facturen en correcties

Test of leveranciers je onderneming correct kunnen vinden en of inkomende facturen bij het juiste project en de juiste boekhouding terechtkomen. Behandel creditnota's en andere correctiedocumenten met een expliciete verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Spreek af wie foutmeldingen bekijkt, wie btw-codes beheert en wie een document mag weigeren. Anders blijft een technisch correcte aansluiting operationeel onbetrouwbaar.

Werk met een gedateerde beslisregel

Noteer wanneer je scopebeslissing is nagekeken, welke officiële bron werd gebruikt en wie uitzonderingen goedkeurt. Herbekijk de regels wanneer de overheids-FAQ of je bedrijfsstructuur verandert.

Voor een betrouwbare dagelijkse verwerking kun je Enfin bekijken, de prijzen vergelijken of contact opnemen. Neem je boekhouder mee in de test met een B2B-factuur, B2C-factuur en aankoopfactuur.

Officiële bronnen

Inhoudelijk gecontroleerd op 20 juli 2026.

• Belgische overheid: gestructureerde facturen verplicht sinds 2026
• Belgische overheid: wat is een elektronische factuur?
• Belgische overheid: tolerantie gold alleen voor de eerste drie maanden van 2026
• Belgische overheid: btw-maatregelen vanaf 1 januari 2026

Dit is algemene informatie. Laat bijzondere transacties beoordelen op basis van de actuele regels en je eigen btw-statuut.