Leverancierscreditnota koppelen aan aankoopfactuur en werf

Een creditnota is geen losse negatieve kost

Een leverancier crediteert beschadigd materiaal, een retour, een prijsverschil of een foutieve factuurlijn. Wanneer de administratie alleen een negatief bedrag op de werf boekt, verdwijnt het verband met de oorspronkelijke aankoop. Dan is later moeilijk te zien welke hoeveelheid, prijs of levering werkelijk werd gecorrigeerd.

Bewaar de leverancierscreditnota als afzonderlijk document en koppel ze aan de originele aankoopfactuur. Neem leverancier, documentnummer, datum, valuta, btw-behandeling en het bedrag op. Leg ook vast welke factuurlijnen of leveringen de correctie verklaart. De officiële Belgische e-facturatie-FAQ bevestigt dat creditnota's binnen de toepasselijke gestructureerde facturatiestroom via Peppol worden verzonden; controleer daarom ook het gestructureerde document en niet alleen een leesbare weergave.

Keer de juiste werfkost om

Gebruik dezelfde project- en kostcode als bij de oorspronkelijke factuur wanneer de volledige kost wordt teruggedraaid. Bij een gedeeltelijke correctie verdeel je alleen het gecrediteerde deel. Maak zichtbaar of de creditnota betrekking heeft op materiaal, transport, huur, onderaanneming of een commerciële korting. Zo blijft de nacalculatie per kostensoort bruikbaar.

Een algemene leverancierstegoedbon kan over meerdere werven gaan. Verdeel die pas wanneer de bron de verdeling ondersteunt. Is dat niet duidelijk, zet het document in een uitzonderingswachtrij en vraag de leverancier om een specificatie. Een medewerker mag geen project kiezen omdat daar toevallig de laatste factuur van dezelfde leverancier staat.

Controleer betaling en verrekening apart

Een goedgekeurde creditnota betekent niet automatisch dat geld is terugbetaald. De leverancier kan ze verrekenen met een openstaande factuur, opnemen in een volgende betaling of afzonderlijk terugstorten. Registreer daarom documentstatus, boekhoudstatus en betaal- of verrekenstatus los van elkaar.

Controleer bij een betalingsvoorstel of zowel factuur als creditnota zijn meegenomen. Wanneer de oorspronkelijke factuur al betaald is, leg je vast welk tegoed nog openstaat. Wanneer ze nog niet betaald is, voorkom je dat het volledige factuurbedrag alsnog vertrekt. Bewaar de banktransactie of verrekeningsreferentie als bewijs.

Sluit de uitzondering met een spoor

Laat een bevoegde medewerker de koppeling en kostverdeling goedkeuren. Bewaar wie de beslissing nam, welke bron is bekeken en of de projectmarge hierdoor wijzigde. Wijzig de oorspronkelijke factuur niet achteraf; het paar factuur-creditnota vertelt de controleerbare geschiedenis.

Neem de correctie ook mee in lopende rapporten. Een werfprognose moet tonen of het tegoed al bevestigd, ontvangen of alleen verwacht is. Verlaag een toekomstige kost niet op basis van een mondelinge belofte van de leverancier. Bij maandafsluiting sluit je het open tegoed aan op de leveranciersstaat en de boekhouding, zodat projectteam en accountant dezelfde creditnota bedoelen.

Lees de praktische gids over aankoopfacturen via Peppol ontvangen, creditnota's via Peppol en nacalculatie per werf.

Bronnen: Belgische e-facturatie-FAQ met specifieke vragen en actuele Enfin-workflows, gecontroleerd op 1 augustus 2026.