Leverancier met een nieuw rekeningnummer: stop factuurfraude vóór de betaling

Een plausibele factuur kan toch vervalst zijn

Factuurfraude valt vaak pas op wanneer een bekende leverancier een betaling mist. De factuur zag er correct uit, verwees naar een echte levering en kwam via een vertrouwd ogend e-mailadres, maar het rekeningnummer was gewijzigd.

De FOD Economie adviseert ondernemingen om het rekeningnummer te vergelijken met de bestelbon, de officiële website of eerder opgeslagen leveranciersgegevens. Bij twijfel neem je contact op via een nummer dat je al kent, niet via de contactgegevens op het verdachte document.

Zet de betaling tijdelijk stil

Markeer elke onverwachte wijziging van bankgegevens als uitzondering. Betaal niet omdat de vervaldatum nadert of omdat de werf de levering bevestigt. Een echte levering bewijst niet dat het betaalrekeningnummer echt is.

Laat een medewerker de leverancier terugbellen via een onafhankelijk kanaal. Noteer wie werd gesproken, wanneer, welk oud en nieuw nummer werden vergeleken en wat bevestigd werd. Voor grote bedragen kan je een tweede controleur laten goedkeuren. Stuur nooit een volledige bankwijziging alleen op basis van een reply in dezelfde e-mailketen.

Koppel leverancier, bestelling en factuur

Bewaar een goedgekeurd rekeningnummer bij de leverancier en laat een afwijking zichtbaar worden bij de factuurcontrole. Vergelijk daarnaast het factuurnummer, btw-nummer, bestelbonnummer, geleverde goederen en werf. Zo voorkom je zowel fraude als een legitieme factuur die aan het verkeerde project wordt betaald.

Een Peppol- of PDF-document blijft onderdeel van dezelfde betalingscontrole. Doe geen algemene belofte dat een verzendkanaal alle fraude uitsluit. De betalingsbeslissing steunt op de combinatie van betrouwbare stamgegevens, bestelling, ontvangst en onafhankelijke verificatie.

Handel snel na een foutieve overschrijving

Is er toch betaald naar een verdacht nummer, contacteer dan onmiddellijk je bank en de bank van de begunstigde volgens de instructies van je eigen bank. Verwittig de echte leverancier via een vertrouwd kanaal en controleer andere openstaande facturen. De FOD Economie verwijst ondernemingen ook naar het officiële Meldpunt voor vervalste facturen.

Bewaar het incident los van de leverancierskaart: verdachte factuur, e-mails, betalingsbewijs, contactmomenten en meldingsreferenties. Zo kan je de betaling onderzoeken zonder de oorspronkelijke gegevens te overschrijven.

Voer na elk incident een beperkte oorzaakanalyse uit. Bepaal of het gewijzigde nummer binnenkwam via post, e-mail, een gehackte mailbox of een fout in de leveranciersgegevens. Controleer wie stamgegevens kan wijzigen en wie betalingen kan vrijgeven. Een waarschuwing werkt pas wanneer medewerkers weten welke actie volgt: betaling blokkeren, onafhankelijk bellen, afwijking registreren en pas daarna de betaalopdracht opnieuw laten goedkeuren.

Veranker deze uitzondering in je proces voor leveranciersbeheer en gebruik digitale leveringsbonnen als ontvangstbewijs, niet als bankcontrole. Voor samenhang tussen leverancier, project en kost kan je Enfin bekijken.