Projectkosten berekenen: uren, kilometers en vaste kosten bijhouden

📋 Samenvatting: Door per project uren, kilometers, materiaal en vaste kosten bij te houden, ontdek je patronen: welke projecttypes rendabel zijn, waar je toeslag moet rekenen, en welke klussen je beter weigert. Zelfs een spreadsheet die je 10 minuten per dag bijwerkt geeft je meer inzicht dan buikgevoel — en buikgevoel is een slechte boekhouder.

De meeste aannemers kennen hun omzet. Dat is het makkelijke deel: je telt je facturen op. Maar kosten per project, dat is een ander verhaal. Hoeveel uren heb je er echt aan besteed? Hoeveel kilometers gereden? Hoeveel materiaal verbruikt?

De drie kostensoorten

Elk bouwproject heeft drie types kosten: arbeid, materiaal en overhead. De kunst is om ze per project bij te houden in plaats van als één grote pot.

Arbeid is het eenvoudigst in theorie maar het lastigst in de praktijk. Je werknemers werken niet altijd op één project per dag. Pieter werkt 's ochtends op project A en 's middags op project B. Als je geen uren bijhoudt per project, weet je niet hoeveel arbeid elk project echt kost.

Materiaal is makkelijker als je grote bestellingen doet per project. De levering van 50 zakken cement voor project Kerkstraat is duidelijk. Moeilijker wordt het bij kleine aankopen: een bus siliconen, een pak schroeven, een rol tape. Die dingen koop je vaak voor meerdere projecten tegelijk.

Overhead omvat alles wat niet direct arbeid of materiaal is: verplaatsingskosten, containerhuur, gereedschapsslijtage, verzekeringen, kantoorkosten. Sommige daarvan kan je per project toewijzen (container voor project X), andere spreid je over alle projecten (kantoorhuur).

Uren bijhouden

Het minimum: per werknemer per dag noteren op welk project hij heeft gewerkt en hoeveel uur. Niet achteraf, maar diezelfde dag. Hoe langer je wacht, hoe onnauwkeuriger.

De ploegbaas kan dit doen als onderdeel van het werfverslag. "Aanwezig: Pieter 8u, Youssef 8u, Kevin 4u (namiddag project B)."

Vermenigvuldig de uren met de kostprijs per uur (loon + RSZ + overhead) en je hebt de arbeidskosten per project.

In Enfin loggen werknemers hun uren per taak via de mobiele app. Het systeem berekent automatisch de arbeidskost op basis van hun uurkost.

Kilometers bijhouden

Verplaatsingskosten worden vaak vergeten. Maar als je elke dag 60 kilometer rijdt naar een werf en terug, is dat bij €0,40/km (brandstof + slijtage) €24 per dag. Bij een project van 20 dagen is dat €480 aan verplaatsing die nergens geboekt wordt.

De simpelste methode: noteer per dag de kilometerstand bij vertrek en aankomst. Of gebruik een app die je ritten automatisch registreert.

In Enfin kan je kilometers als projectitem registreren met een tarief per kilometer. De kostprijs en verkoopprijs worden apart bijgehouden, zodat je weet of je verplaatsingskosten dekken.

Vaste kosten per project

Containerhuur: per project, makkelijk toe te wijzen. Vergunningen: per project. Gereedschapshuur (steiger, minigraver): per project.

Gereedschapsslijtage van eigen materiaal is lastiger. Een praktische aanpak: reken een vast bedrag per projectdag als overhead. €15-25 per dag dekt de slijtage van klein gereedschap. Bij grotere machines (aanhangwagen, lasapparaat): bereken de afschrijving per gebruiksdag.

Het simpelste systeem

Een spreadsheet per project met vier kolommen: datum, type (arbeid/materiaal/verplaatsing/overhead), omschrijving, bedrag. Elke dag invullen. Aan het einde van het project tel je op.

Vergelijk het totaal met je offertebedrag. Het verschil is je marge. Positief: goed. Negatief: lering voor de volgende offerte.

Waarom het de moeite waard is

Een aannemer die zijn kosten per project bijhoudt, ontdekt patronen.

"Schilderprojecten zijn altijd rendabel, renovaties lopen altijd uit." Dan weet je dat je renovatie-offertes te scherp zijn.

"Verplaatsing naar klanten in Brussel kost me €400-600 per project." Dan weet je dat je voor Brusselse klanten een toeslag moet rekenen.

"Mijn ploeg van drie man kost me €180/uur. Bij projecten onder €5.000 maak ik geen winst." Dan weet je dat je kleine klussen beter kan weigeren of duurder offreren.

Zonder kosten per project heb je die inzichten niet. Je hebt alleen een buikgevoel. En buikgevoel is een slechte boekhouder.

Software als Enfin maakt dit automatisch: uren, materiaal en onkosten worden per project bijgehouden. Je ziet live je marge. Maar zelfs een spreadsheet die je 10 minuten per dag bijwerkt, geeft je meer inzicht dan niets.