Belgische factuurtemplate: verplichte gegevens en controle

Een Belgische factuurtemplate moet de onderneming, klant, prestatie, bedragen en btw-behandeling ondubbelzinnig vastleggen. Een mooi document is niet genoeg: de gegevens moeten correct zijn en sinds 2026 moet je voor betrokken Belgische B2B-transacties ook een gestructureerde elektronische factuur uitwisselen.

Gegevens die je controleert

• naam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer van de leverancier ;
• naam en adres van de klant, met btw-nummer waar nodig ;
• uniek factuurnummer in een consistente nummerreeks ;
• factuurdatum en eventueel datum van levering of dienst ;
• duidelijke omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en korting per lijn ;
• maatstaf van heffing, tarief en btw-bedrag per categorie ;
• totalen exclusief btw, btw en te betalen bedrag ;
• vervaldatum, IBAN en betalingsreferentie ;
• bijzondere vermelding wanneer het toegepaste btw-regime dat vereist.

Laat je boekhouder de configuratie voor bijzondere situaties bevestigen. Een algemeen voorbeeld bepaalt niet automatisch het juiste tarief voor jouw werf.

Voorbeeldstructuur

Factuur 2026-0042 — 9 augustus 2026

Vermeld leverancier, klant, werfadres en eventueel bestelbon of projectreferentie. Bouw daarna de lijnen op met omschrijving, hoeveelheid, prijs en btw-categorie. Sluit af met subtotalen per btw-categorie, het totale btw-bedrag, het te betalen bedrag en de betalingsgegevens.

Gebruik in een sjabloon geen vooraf ingevuld tarief dat gebruikers gedachteloos overnemen. Maak de btw-keuze zichtbaar en controleerbaar.

PDF en gestructureerde factuur

Een pdf is een leesbare weergave. Een gestructureerde factuur bevat velden die de software van je klant automatisch verwerkt. Voor binnenlandse B2B-transacties binnen de verplichting volstaat een pdf per e-mail niet als enige factuur.

Test daarom creatie, verzending, ontvangststatus en correctie. Een verzonden fout herstel je niet door hetzelfde bestand te overschrijven; gebruik de passende creditnota en nieuwe factuur.

Veelgemaakte fouten in een factuurtemplate

Een oud klantadres blijft gemakkelijk staan wanneer je telkens een vorig document kopieert. Hetzelfde geldt voor een vervallen IBAN, een dubbel factuurnummer of een btw-keuze die bij een ander type werk hoorde. Laat klant- en ondernemingsgegevens daarom uit beheerde stamgegevens komen en maak uitzonderingen zichtbaar.

Controleer ook afrondingen en voorschotten. De som van de lijnen, kortingen, btw-grondslagen, ontvangen voorschotten en het uiteindelijke te betalen bedrag moet verklaarbaar zijn. Koppel een creditnota ondubbelzinnig aan het oorspronkelijke document en bewaar beide in de historiek.

Voor bouwprojecten helpt een projectreferentie om voorschotten, vorderingen, meerwerken en de eindafrekening samen te houden. Spreek met de boekhouder af welke referenties in de boekhoudexport nodig zijn.

Lees het Peppol-stappenplan. Enfin koppelt klanten, projecten en facturen en ondersteunt Peppol-verzending. Bekijk de prijzen of plan een test.

Officiële bron

Laatst gecontroleerd op 9 augustus 2026. Raadpleeg de actuele Belgische FAQ over B2B e-facturatie en bevestig dossierspecifieke btw-vragen bij je boekhouder.