Aangifte van werken wijzigen bij een nieuwe onderaannemer

Een onderaannemer toevoegen begint vóór de start

Wanneer tijdens een werf een nieuwe onderaannemer wordt ingeschakeld, verandert niet alleen de planning. Ook het officiële werfdossier en de afspraken over aanwezigheidsregistratie, documenten en betalingen kunnen wijzigen. Wacht daarom niet tot de eerste factuur om de partij administratief toe te voegen.

De officiële veelgestelde vragen over de aangifte van werken leggen uit dat de aangifteplichtige aannemer informatie over de opdrachtgever en eventuele onderaannemers doorgeeft. Wanneer later andere onderaannemers tussenkomen, moet de informatie vooraf worden aangepast. Controleer altijd of de concrete werken en bedragen binnen het toepassingsgebied vallen.

Wijs de beveiligde toegangsrollen toe

De RSZ kondigde op 22 juni 2026 een wijziging in twee stappen aan. Sinds 29 juni 2026 kan alleen de aangevende aannemer een Aangifte van werken aanmaken of wijzigen; andere ondernemingen in de keten kunnen de aangiften raadplegen waarin ze vermeld staan. Voor het vierde kwartaal van 2026 kondigt de dienst ook het einde van de onbeveiligde toegang aan.

Controleer planning en werkwijze op de officiële pagina van de Aangifte van werken. Leg intern vast wie voor de aangevende aannemer handelt, wie de primaire beveiligde toegang beheert en wie als opgeleide vervanger optreedt. Deel geen persoonlijke toegangscodes via een planningstabel of berichtengroep.

Test wat er gebeurt wanneer de primaire beheerder afwezig is of een nieuwe onderaannemer vlak voor de start wordt toegevoegd. Een interne taak mag pas sluiten wanneer het resultaat in de officiële dienst is gecontroleerd en aan het werfdossier is gekoppeld.

Verzamel één gecontroleerde set gegevens

Vraag vóór de inzet minimaal de officiële ondernemingsgegevens, contactpersoon, omschrijving van de werken, contractperiode en positie in de onderaannemingsketen. Noteer wie de partij heeft goedgekeurd en op welke werf ze zal werken.

Controleer daarna:

• het ondernemingsnummer en de juiste juridische naam;
• de geplande startdatum;
• het contract of de bestelbon;
• de aard en locatie van de werken;
• de onderaannemer die eventueel zelf verder uitbesteedt;
• de afspraken over Checkinatwork;
• de verantwoordelijke voor veiligheids- en projectdocumenten;
• de betaalflow en controle van de inhoudingsplicht.

Gebruik dezelfde partijgegevens in aangifte, project, bestelbon en factuurcontrole. Kleine schrijfverschillen kunnen later onduidelijk maken of documenten bij dezelfde onderneming horen.

Maak de wijziging zichtbaar in de werfplanning

Een administratieve aanpassing zonder operationele communicatie is niet genoeg. Laat de projectleider en ploegbaas weten vanaf welke datum de onderaannemer verwacht wordt en welke aanwezigheidsregistratie geldt. Koppel de partij aan de juiste werf en geef alleen toegang tot informatie die nodig is.

Checkinatwork en de aangifte van werken zijn verbonden, maar niet identiek. De aangifte beschrijft onder meer de werf en contractketen; de aanwezigheidsregistratie legt vast wie op een toepasselijke werkplek aanwezig is. Een correcte contractvermelding is dus geen dagelijkse registratie van de werknemers.

Bewaak wijzigingen tijdens de uitvoering

Pas het dossier opnieuw aan wanneer de periode, omvang of onderaannemingsketen wezenlijk verandert. Gebruik een eenvoudige wijzigingslog met datum, reden, verantwoordelijke en bewijs. Zo kan de administratie uitleggen waarom de huidige gegevens afwijken van de oorspronkelijke planning.

Leg ook een stopdatum vast. Wanneer de onderaannemer klaar is, sluit je openstaande documenten, leveringsbewijzen, taken en facturen af. Verwijder de partij niet uit de historiek; toekomstige controles en projectvragen hebben die context nodig.

Controleer vóór elke betaling wat opnieuw moet gebeuren

Een goedgekeurde onderaannemer is niet automatisch vrijgegeven voor elke betaling. De Belgische regels rond sociale en fiscale schulden vragen in bepaalde situaties een controle op het betalingsmoment. Bewaar het resultaat bij de betaling en laat twijfel beoordelen door de juiste adviseur.

Maak van de intake daarom één controleerbare keten: contract, officiële aangifte, werftoegang, uitvoering, factuur en betaling. Lees daarnaast hoe je onderaannemersdocumenten beheert en onderaannemers van afspraak tot betaling opvolgt. Voor één projectdossier over de hele keten, ontdek Enfin, bekijk de prijzen of bespreek je werkwijze.