Switchkosten: wat kost het om van Teamleader naar Enfin over te stappen?

📋 Samenvatting: De overstap van Teamleader naar Enfin kost 4-6 uur aan setup (€200-300 aan tijd) en een week gewenning. Je neemt klantgegevens, productcatalogus en openstaande facturen mee; historische data bewaar je als export. Het beste moment is het begin van een nieuw kwartaal, en na 2-4 weken parallel draaien kan je Teamleader opzeggen.

Wisselen van software is als verhuizen: je weet dat het beter wordt, maar de verhuisdag zelf is niet leuk. Het goede nieuws: bij software is de verhuisdag een middag, niet een weekend.

Wat je meeneemt

Klantgegevens: naam, adres, btw-nummer, contactpersonen. Dit is het makkelijkst. Exporteer je klanten als CSV uit Teamleader en importeer ze in Enfin.

Productcatalogus: als je artikelen hebt aangemaakt in Teamleader, exporteer ze en importeer ze als artikelcatalogus in Enfin.

Openstaande facturen: je hebt een lijst nodig van facturen die nog niet betaald zijn. Die neem je over zodat je in Enfin de betalingsopvolging kan voortzetten.

Wat je niet meeneemt (en dat is OK)

Historische facturen: zorg vóór een overstap dat je de originele facturen en boekhoudkundige stukken gedurende de algemene bewaartermijn van 10 jaar toegankelijk houdt. Vertrouw niet uitsluitend op toegang tot een opgezegd pakket; exporteer de originele documenten en controleer volledigheid, leesbaarheid en herstelbaarheid van de back-up.

Oude projecten: afgeronde projecten hoef je niet te migreren. Ze zitten in Teamleader voor referentie.

Activiteitenlog: je CRM-activiteiten (telefoontjes, e-mails) uit Teamleader kan je niet zinvol migreren. Begin met een schone lei in Enfin.

De tijdsinvestering

Dag 1 (2-3 uur): account aanmaken, bedrijfsgegevens instellen, logo uploaden, btw-instellingen configureren. Klantgegevens importeren (CSV). Artikelcatalogus opzetten.

Dag 2 (1-2 uur): eerste offerte aanmaken als test. Eerste factuur aanmaken als test. Bankrekening koppelen. Boekhouder uitnodigen.

Dag 3-5: parallel draaien. Nieuwe offertes en facturen in Enfin, bestaande opvolging nog in Teamleader tot alle openstaande facturen betaald zijn.

Na 2-4 weken: alles draait in Enfin. Teamleader kan opgezegd worden (bewaar een export van je historische data).

De kosten

Directe kosten: nul. Enfin rekent geen migratiekosten. De import van klantgegevens en artikelen is een standaardfunctie.

Indirecte kosten: 4-6 uur van je tijd voor de setup en de eerste week parallel draaien. Aan je uurtarief van €50 is dat €200-300.

Teamleader opzegging: check je contracttermijn. De meeste Teamleader-abonnementen zijn maandelijks opzegbaar.

De risico's

Dataverlies: minimaal, als je een export maakt van je Teamleader-data voordat je opzegt. Bewaar de export als backup.

Productiviteitsdip: de eerste week werk je iets langzamer omdat je het nieuwe systeem leert. Na twee weken werk je op hetzelfde niveau. Na een maand sneller (door de geïntegreerde flow).

Klantverwarring: geen. Je facturen zien er anders uit (andere layout), maar de inhoud is hetzelfde. Je klanten merken er nauwelijks iets van.

Wanneer switchen?

Het beste moment: aan het begin van een nieuw kwartaal. Dan start je schoon in Enfin en je btw-aangifte is netjes gesplitst (Q1 in Teamleader, Q2 in Enfin).

Het slechtste moment: midden in je drukste maand. Neem een rustige week.

De motivatie

De reden om te switchen is niet dat Teamleader slecht is. Teamleader is een goed product voor generieke KMO's. De reden is dat Enfin beter past bij hoe je als aannemer werkt: offertes met materiaal en arbeid, projecten met werfbeheer, en alles in één database zonder sync.

De switchkosten zijn €200-300 aan tijd en een week gewenning. De besparing is structureel: minder zoektijd, minder fouten, en een systeem dat is gebouwd voor wat je doet.