Peppol en pdf: welke versie is de wettelijke factuur en welke is de leesbare kopie?

Voor een Belgische B2B-transactie binnen de verplichting is de gestructureerde elektronische factuur de wettelijk conforme factuur. Een pdf kan daarnaast nuttig zijn als leesbare kopie, maar vervangt het gestructureerde origineel niet. Dat onderscheid moet zichtbaar blijven in het dossier en in de communicatie met de klant.

Geef elke versie een duidelijke rol

Bewaar de ontvangen of verzonden gestructureerde factuur als bron. Maak daarnaast een leesbare weergave voor de projectleider, klant of accountant. Label die weergave als representatie en laat het factuurnummer, de datum en de bedragen exact overeenkomen.

De federale FAQ over de B2B-verplichting zegt dat een vrijwillige pdf- of papierkopie naast de gestructureerde factuur mag bestaan. Ze legt ook uit dat de gestructureerde factuur gedurende de toepasselijke bewaartermijn behouden en leesbaar moet blijven.

Voorkom twee concurrerende facturen

Wijzig de pdf niet nadat de gestructureerde factuur is verzonden. Een handmatig aangepaste omschrijving, andere betaaldatum of extra korting maakt onduidelijk welke inhoud geldt. Is een correctie nodig, behandel dan de factuurcorrectie volgens de toepasselijke regels in plaats van alleen een nieuwe pdf te mailen.

Gebruik dezelfde bestandsnaam of dossiercode voor de weergave en het origineel, maar overschrijf het origineel nooit. Leg vast wanneer en met welke software de leesweergave werd gemaakt.

Houd bewijsstukken apart maar verbonden

Een leveringsbon, vorderingsstaat of foto kan het bedrag ondersteunen. Koppel zo'n document aan de factuur zonder het als tweede factuurversie te behandelen. Controleer of het bij de juiste werf, periode en contractpartij hoort.

Als een bewijsstuk de factuur aanvult, gelden ook regels voor het verzendkanaal van de bijlage. Controleer de actuele officiële uitleg vóór verzending. Een intern volledig fotodossier hoeft niet automatisch mee met elke factuur; deel alleen wat nodig en afgesproken is.

Maak de controle bruikbaar voor de bouwpraktijk

Laat finance de juridische entiteit, het origineel en de verzending controleren. Laat het projectteam de werfreferentie, prestatie en onderliggende bewijsstukken nakijken. Zet afwijkingen bij één eigenaar voordat iemand “verzonden” of “goedgekeurd” markeert.

Enfin kan deze context samenbrengen, maar het systeem mag niet worden voorgesteld als vervanging voor fiscale beoordeling of contractuele goedkeuring. Vraag professioneel advies wanneer bewijswaarde, correctie of bewaring wordt betwist.

Spreek intern dezelfde woorden af

Noem het uitgewisselde bestand “gestructureerd origineel” en de visuele versie “leesbare weergave” of “pdf-kopie”. Gebruik die termen in support, boekhouding en projectopvolging. Zo vraagt een collega bij een correctie niet om “de echte pdf” en is duidelijk welk bestand onaangeroerd moet blijven. Documenteer ook welke toepassing de weergave maakte wanneer de presentatie van velden belangrijk is.

Ontdek hoe Enfin bouwadministratie samenbrengt, bekijk de prijzen of bespreek je werkwijze met ons.