Werken uit 2025 factureren in 2026: controleer de Peppol-plicht per handeling

Een werf kan in 2025 uitgevoerd zijn terwijl de voorschotafrekening, eindstaat, correctie of slotfactuur pas in 2026 wordt opgesteld. Behandel dat niet als één simpele datumvraag. Leg eerst vast welke handeling je uitvoert, wie de partijen zijn en welke officiële regel daarop van toepassing is.

Begin bij de concrete factuurhandeling

Noteer of het om een eerste factuur, een saldo, een creditnota of een correctie gaat. Bewaar de prestatieperiode, aanvaarde vorderingsstaat, contractreferentie en btw-identificatie bij het dossier. Zo kan de boekhouder of verantwoordelijke beoordelen welke vorm en route nodig zijn zonder het werfverleden te reconstrueren.

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen voor de bedoelde binnenlandse B2B-handelingen in beginsel gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een pdf alleen volstaat daar niet. Raadpleeg de actuele Belgische uitleg over verplichte gestructureerde facturen en controleer uitzonderingen tegen de echte transactie.

Scheid bewijs van transport

Werkstaten, ondertekende opleverpunten en foto's verklaren waarom een bedrag wordt gefactureerd. Peppol bepaalt hoe de gestructureerde factuur wordt uitgewisseld. Bewaar beide samen in het projectdossier, maar verwar een bewijsbijlage niet met de wettelijke factuur zelf.

Controle vóór verzending

Laat één eigenaar de klantidentiteit, factuurdatum, referenties, bedragen en route bevestigen. Als het dossier onvoldoende duidelijk is, zet de verzending on hold en vraag boekhoudkundig advies. Enfin kan project- en factuurcontext bij elkaar houden; de juridische kwalificatie blijft een controle op basis van de feiten.

Maak de beslissing later uitlegbaar

Bewaar de gebruikte bron, controledatum en naam van de beoordelaar. Daardoor hoeft een vraag maanden later niet te steunen op geheugen of losse e-mails. Ontdek hoe Enfin bouwadministratie samenbrengt, bekijk de prijzen of bespreek je werkwijze.

Test het dossier met een concrete uitzondering

Neem vóór ingebruikname één realistisch dossier waarin een bron ontbreekt, twee records op elkaar lijken of een verantwoordelijke niet beschikbaar is. Controleer of het proces dan stopt met een duidelijke vraag in plaats van stilzwijgend een keuze te maken. Laat iemand die het dossier niet heeft opgebouwd de bron, beslissing en volgende stap terugvinden.

Noteer ook wat buiten de software moet gebeuren. Een boekhouder, preventieadviseur, werfleider of overheidsdienst kan de bevoegde beslisser zijn. De digitale workflow moet die overdracht zichtbaar maken en het antwoord daarna aan de juiste werf, klant of factuur koppelen.

Plan tenslotte een korte hercontrole wanneer de scope, partij, officiële richtlijn of productinstelling verandert. Zo blijft de pagina een werkwijze voor gecontroleerde uitvoering en geen belofte dat oude gegevens vanzelf geldig blijven. Spreek ook af wie een fout kan terugdraaien, wie betrokkenen informeert en wanneer het dossier echt gesloten mag worden. Leg die afspraak kort vast bij de projecteigenaar voor de volgende controle.