Creditnota in 2026 voor een factuur uit 2025: welk Peppol- of PDF-formaat hoort erbij?

De oorspronkelijke factuur bepaalt het vertrekpunt

Een creditnota wijzigt een eerdere factuur en moet ondubbelzinnig naar die factuur verwijzen. Volgens de actuele federale FAQ volgt het vereiste formaat in deze overgangssituatie het formaat van het oorspronkelijke document. Was de factuur uit 2025 al een gestructureerde elektronische factuur, dan hoort de correctie in hetzelfde gestructureerde spoor. Was de oorspronkelijke factuur bijvoorbeeld een pdf, dan ontstaat niet automatisch dezelfde formaatplicht door alleen het jaartal 2026.

Een pdf kan nog mogelijk zijn, maar niet stilzwijgend

De FAQ vermeldt dat een pdf-creditnota in 2026 mogelijk zou moeten blijven wanneer de klant ze aanvaardt en de oorspronkelijke factuur geen gestructureerde factuur was. Maak die acceptatie zichtbaar. Noteer wie de klant is, naar welke factuur wordt verwezen, waarom de correctie nodig is en via welk kanaal de klant instemt. Gebruik geen pdf als gemakkelijke standaard wanneer de oorspronkelijke factuur wel via Peppol liep.

Een gestructureerde creditnota blijft een bewuste keuze

Wanneer de leverancier de creditnota als gestructureerde elektronische factuur uitreikt, moet de klant die volgens de federale toelichting aanvaarden omdat de uitreiking niet louter vrijwillig is. Controleer daarom vóór verzending of klantidentificatie, documenttype, originele factuurreferentie, bedragen en btw-correctie correct zijn. Een technisch aanvaard Peppol-document kan nog altijd inhoudelijk fout zijn; de boekhoudkundige koppeling en reden van correctie blijven menselijke controlevragen.

Leg de overgangsbeslissing vast

Bewaar de originele factuur, het gekozen creditnotaformaat, de klantacceptatie waar nodig en het verzend- of ontvangstbewijs samen. De federale FAQ, vraag 23 is de primaire bron voor deze overgang. Laat uitzonderingen door de boekhouder beoordelen, zeker wanneer de oorspronkelijke factuur werd vervangen, de klantgegevens veranderden of meerdere correcties naar hetzelfde document verwijzen. Neem ook de reden en het correctiebedrag op in een leesbaar overzicht. Zo kan een latere controle de gestructureerde creditnota of pdf koppelen aan precies één originele factuur en wordt dezelfde correctie niet dubbel verwerkt.

Van beslissing naar beheersbare werkstroom

Maak van deze controle geen losse notitie. Leg vast wie de invoer controleert, welke bron bij de beslissing hoort, welke uitzondering een menselijke beoordeling vraagt en wie de uiteindelijke actie bevestigt. Enfin kan klant-, project-, offerte- en factuurcontext samenbrengen en Alfie kan binnen toegelaten acties informatie voorbereiden of uitvoeren. Dat vervangt geen juridisch of fiscaal advies. Het zorgt er wel voor dat een aannemer dezelfde controle herhaalbaar toepast. Bekijk Enfin, vergelijk prijzen of bespreek de werkstroom.