Elektronisch factureren aan de overheid: B2G-controle voor aannemers

Wie werken factureert aan een Belgische gemeente, school, zorginstelling of federale dienst moet de regels van de concrete overheidsopdracht volgen. De vroegere versie van deze pagina stelde te breed dat sinds 2024 elke leverancier onder één uniforme verplichting valt. De werkelijke B2G-regels hangen onder meer af van de publicatiedatum van de opdracht, de geraamde waarde, het type aanbestedende overheid en de opdrachtdocumenten.

Voor opdrachten die na 1 maart 2024 zijn gepubliceerd, is elektronische facturatie in de regel verplicht vanaf 3.000 euro exclusief btw. Een aanbesteder kan in de documenten strengere eisen opnemen. Federale aanbestedende overheden leggen sinds die datum ook onder die drempel elektronische facturatie op. Lees daarom altijd de opdracht en bestelbon; de algemene drempel is geen automatische vrijstelling.

Start bij contract en bestelbon

Leg vóór de eerste factuur vast welke juridische entiteit bestelde, welke referentie verplicht is en welk kanaal wordt verwacht. Noteer de opdracht- of contractreferentie, bestelbon, dienst of afdeling, projectcontact en het correcte facturatieadres. Een factuur voor de verkeerde entiteit kan technisch worden afgeleverd maar administratief niet worden goedgekeurd.

Bewaar de opdrachtdocumenten bij het project. Laat de projectleider bevestigen welke werken, hoeveelheden of vorderingsstaat zijn aanvaard. Laat administratie afzonderlijk de klantgegevens, factuurvelden en verzending controleren.

Een pdf is niet het gestructureerde document

Een leesbare pdf kan nuttig zijn voor een contactpersoon, maar vervangt de vereiste gestructureerde factuur niet. Verzending loopt via Peppol naar de route van de overheidsklant; Mercurius ondersteunt de ontvangst bij Belgische overheden. Gebruik het ondernemingsnummer of de aangeleverde identificatie en gok niet op basis van de naam van de dienst.

Vraag bij twijfel aan de overheid welke route en referentie voor deze opdracht gelden. Een projectmedewerker die “mail ze maar even door” zegt, verandert de facturatieregel van het contract niet.

Controleer inhoud en referenties vóór verzending

Een B2G-factuur moet de normale verplichte factuurgegevens bevatten en daarnaast vaak klantgebonden velden. Controleer minstens:

• leverancier en aanbestedende entiteit;
• factuurnummer, datum en periode;
• opdracht-, contract- en bestelbonreferentie;
• omschrijving, hoeveelheden, mijlpaal of vorderingsstaat;
• btw-behandeling en verplichte vermeldingen;
• IBAN, betaalreferentie en contactgegevens;
• gevraagde bijlagen of bewijsstukken.

Neem de referentie over uit de bron in plaats van ze telkens vrij te typen. Eén ontbrekend teken kan automatische routering of goedkeuring blokkeren.

Volg aflevering én goedkeuring

Bewaar de verzend- en afleverstatus bij de factuur. Volg daarnaast of de overheid het document inhoudelijk heeft aanvaard. Technische aflevering betekent niet dat een werfprestatie, bestelbon of bedrag al is goedgekeurd.

Maak voor afwijzingen een kleine foutencatalogus: verkeerde entiteit, ontbrekende bestelbon, fout btw-veld, ontbrekende bijlage of niet-aanvaarde prestatie. Herstel de brongegevens wanneer een fout terugkeert. Gebruik bij een inhoudelijke correctie de gevraagde credit- of vervangingsprocedure en wis de oorspronkelijke factuur niet.

Houd B2G en B2B uit elkaar

Overheidsfacturatie en de Belgische B2B-verplichting gebruiken beide gestructureerde data en Peppol, maar hun scope en klantreferenties zijn niet hetzelfde. Bewaar daarom een klanttype en facturatieregel per relatie. Voor de bredere ondernemingsplicht lees je de gids over Peppol in België.

Wil je bestelbon, projectreferentie en facturatie in één proces bekijken? Ontdek Enfin voor bouwbedrijven, bekijk de prijzen of plan een gesprek.

Officiële bronnen

Inhoudelijk gecontroleerd op 23 juli 2026.

• Belgische e-facturatie: B2G-timing en drempel
• FOD BOSA: elektronische facturatie bij overheidsopdrachten

De concrete opdrachtdocumenten blijven beslissend voor referenties, uitzonderingen en strengere voorwaarden.