Offerteposten uit een document importeren met Alfie na inhoudelijke review

Een meetstaat, prijslijst of oud voorstel kan tientallen nuttige regels bevatten, maar de kolommen betekenen niet automatisch hetzelfde als in een nieuwe offerte. Een hoeveelheid kan cumulatief zijn, een prijs exclusief toeslag en een code verouderd. Alfie kan regels voorbereiden; een offerte-import vereist een afzonderlijke commerciële review.

Bepaal bron, versie en doel

Bewaar bestandsnaam, datum, afzender en documentversie. Kies de doelofferte en controleer of ze nog een concept is. Een import in een aanvaarde versie hoort niet stilzwijgend mogelijk te zijn.

Maak vooraf duidelijk welke kolommen omschrijving, hoeveelheid, eenheid, prijs, btw en hoofdstuk voorstellen. Wanneer een scan of tabelstructuur onzeker is, toon de oorspronkelijke passage naast het veld.

Behandel conflicten per regel

Markeer ontbrekende eenheden, dubbel herkende posten, nulhoeveelheden, prijsafwijkingen en codes die niet in de catalogus bestaan. Voeg vergelijkbare regels niet samen zonder te bewijzen dat scope en prijsbasis gelijk zijn.

Een leveranciersprijs is geen verkoopprijs. Pas marges, arbeid en risico toe volgens de interne offertebasis en laat een bevoegde medewerker uitzonderingen goedkeuren.

Controleer de Alfie-preview

De preview toont bronregel, doelregel, wijzigingen en onopgeloste conflicten. Alfie interpreteert de vraag, maar Enfin blijft de beheerste uitvoeringslaag. De huidige actiecatalogus bepaalt welke handeling beschikbaar is, de organisatiecontext bepaalt welke records zichtbaar zijn en een preview maakt het echte effect controleerbaar. Een taalmodel krijgt dus niet op eigen gezag de vrijheid om bedrijfsdata te wijzigen. Bij ontbrekende of tegenstrijdige gegevens stopt de flow voor verduidelijking.

Bevestig alleen de beoordeelde regels. Een verzoek om een document te analyseren geeft geen toestemming om alle gevonden data in de offerte te schrijven. Onzekere regels blijven in de reviewlijst.

Maak een herhaalbare importbeslissing

Bewaar welke regels werden geaccepteerd, aangepast of geweigerd en waarom. Controleer daarna subtotalen, btw, opties en uitsluitingen op offertenniveau. Het document blijft bewijs; de offerteversie blijft het commerciële resultaat.

Vergelijk met de aparte workflow voor kostenposten importeren. Bekijk Alfie in Enfin voor beheerste documentacties.

Laatste controle vóór afronding. Beoordeel voor “Offerteposten uit een document importeren met Alfie na inhoudelijke review” nog vier punten samen. Is de bron actueel en hoort ze bij de juiste klant, offerte, factuur of werf? Heeft de gebruiker de bevoegdheid voor precies deze wijziging? Zijn onzekere velden, conflicten en ontbrekend bewijs zichtbaar gebleven? En beschrijft het resultaat wie de volgende stap bezit? Noteer de reden van uitzonderingen in het dossier, niet alleen in een los gesprek. Een collega moet later kunnen zien wat werd voorgesteld, wat werd bevestigd en welke informatie bewust niet werd ingevuld. Test de flow ook met een fout record, een dubbel document en een ingetrokken opdracht. Een goed beheerde actie stopt dan vóór uitvoering en laat de gebruiker veilig corrigeren.