Een leveranciersprijslijst met Alfie importeren na conflict- en prijsreview

Een leveranciersprijslijst importeren lijkt eenvoudig tot dezelfde referentie meerdere verpakkingen, staffels, geldigheidsdata of omschrijvingen bevat. Alfie kan in Enfin de review en import voorbereiden, maar deze acties zijn vandaag web-only. Dat is een bewuste grens: prijsconflicten horen op een overzichtelijk scherm te staan voordat ze calculaties, voorkeursleveranciers of toekomstige offertes beïnvloeden.

Leg eerst de bron en geldigheid vast

Noteer leverancier, bestandsdatum, valuta, prijstype en eventuele ingangs- of einddatum. Controleer of bedragen exclusief of inclusief btw zijn en of transport, milieubijdragen of verpakkingskosten apart komen. Zonder die context is een exact getal nog geen bruikbare aankoopprijs. Bewaar het originele bestand zodat later zichtbaar blijft waar een wijziging vandaan kwam.

Match niet alleen op omschrijving

Gebruik waar mogelijk leveranciersreferentie, fabrikantcode, eenheid en verpakking. Twee regels met dezelfde naam kunnen verschillende diktes of hoeveelheden voorstellen. Een sterke match toont waarom de koppeling waarschijnlijk klopt; een zwakke match blijft een voorstel. Alfie mag helpen structureren, maar Enfin levert de cataloguscontext en de gebruiker beslist welke bestaande kostenpost geraakt wordt.

Maak conflicten beslisbaar

Splits de review op in nieuwe artikelen, ongewijzigde prijzen, verhogingen, verlagingen, staffels en onduidelijke regels. Toon naast het nieuwe bedrag ook de huidige prijs, bron, voorkeursleverancier en calculaties die mogelijk geraakt worden. Een gebruiker kan zo een wijziging aanvaarden, uitstellen of aan een andere leveranciersoptie koppelen zonder een bulkactie blind uit te voeren.

Houd staffel en voorkeur uit elkaar

Een lagere staffelprijs maakt een leverancier niet automatisch de voorkeursleverancier voor elke bestelling. Beschikbaarheid, levertermijn, minimale afname en werflocatie blijven aparte beslissingen. Sla daarom hoeveelheid, eenheid en geldigheidsperiode bij de staffel op. Wijzig de voorkeur pas na een afzonderlijke vergelijking en bevestiging.

Test de terugweg

Gebruik een prijslijst met dubbele codes, gewijzigde eenheden, een vervallen actieprijs en een onbekend artikel. De review moet elk geval zichtbaar maken en mag niets wijzigen vóór bevestiging. Controleer na import hoeveel regels zijn toegevoegd, aangepast of overgeslagen en bewaar die samenvatting bij de bron.

Maak de werkwijze tenslotte controleerbaar in de dagelijkse praktijk. Wijs één eigenaar aan, noteer welke officiële bron en productversie werden nagekeken en leg vast wanneer een nieuwe beoordeling nodig is. Een softwaremelding is geen juridisch advies en een AI-voorstel is geen beslissing. De bevoegde medewerker moet de concrete klant, werf, bedragen, rechten en uitzonderingen kunnen zien voordat die bevestigt. Meet niet alleen hoeveel tijd de flow bespaart, maar ook hoeveel onduidelijke gevallen ze tijdig stopt. Werk de instructie bij wanneer regelgeving, contractvoorwaarden, kanalen of productmogelijkheden veranderen. Zo blijft de administratie bruikbaar voor ploeg, kantoor, boekhouder en een latere controle.

Lees hoe Enfin bouwprocessen verbindt, bekijk de prijzen of bespreek een leveranciersimport.