Archivage numérique des factures : exigences légales en Belgique

📋 En bref : La Belgique accepte l'archivage numérique des factures lorsque l'authenticité, l'intégrité, la lisibilité et la disponibilité restent garanties. Dans la situation générale, conservez les factures de vente et d'achat ainsi que les pièces comptables pendant 10 ans. Gardez le document original et prévoyez une sauvegarde récupérable.

La législation belge autorise l'archivage numérique des factures. Mais tout scan d'une facture ne constitue pas une archive numérique valable. Il y a des règles du jeu.

L'obligation légale de conservation

Factures de vente : dans la situation générale, à conserver 10 ans à compter du 1er janvier qui suit la clôture de l'exercice comptable. Pour une entreprise dont l'exercice correspond à l'année civile, une facture de mars 2026 reste donc disponible au moins jusqu'au 31 décembre 2036 inclus.

Factures d'achat et autres pièces comptables : également 10 ans dans la situation générale.

Pour les biens immobiliers (travaux de construction) : 10 ans. Si vous émettez des factures pour des travaux immobiliers, c'est le délai le plus long qui s'applique.

Conservation numérique : les conditions

Le fisc accepte les copies numériques si elles remplissent trois conditions.

Lisibilité. Le scan doit être clairement lisible. Toutes les données (montant, TVA, fournisseur, date) doivent être identifiables.

Inaltérabilité. Le fichier numérique ne doit pas pouvoir être modifié après coup. Un PDF est bon. Un document Word non (trop facile à modifier). Une photo en JPEG est acceptée, mais un scan PDF est préférable.

Disponibilité. Vous devez pouvoir présenter les factures si le fisc le demande. Sur un ordinateur, un serveur, ou dans le cloud. Pas sur une clé USB égarée.

Peut-on jeter le papier ?

Oui, si votre copie numérique remplit les trois conditions. Le SPF Finances a confirmé qu'une copie numérique correcte peut remplacer l'original.

En pratique, beaucoup d'entrepreneurs conservent quand même le papier, surtout pour les grosses factures. Ce n'est pas obligatoire, mais ça donne une sécurité supplémentaire.

Le système d'archivage

La structure la plus simple : un dossier par année, avec des sous-dossiers par mois ou par trimestre.

2026/T1/Factures-vente/ et 2026/T1/Factures-achat/. Par facture, un fichier avec un nom logique : "2026-023_Peeters_salle-de-bain.pdf" est mieux que "scan_003.pdf".

Dans un logiciel comme Enfin, les factures sont automatiquement archivées. Les factures de vente sont conservées en PDF et UBL. Les factures d'achat et les tickets sont conservés en scan. Le tout est consultable par client, par projet, par date.

Sauvegarde

Un archivage numérique sans sauvegarde n'est pas un archivage. Si votre laptop plante et que vos factures ne se trouvent que sur ce laptop, elles sont perdues.

Au minimum : une copie dans le cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox). Mieux : une deuxième copie sur un disque dur externe.

Un logiciel en SaaS (comme Enfin, sur Vercel/Neon) conserve vos données dans le cloud avec des sauvegardes automatiques. Vous n'avez pas à y penser.

La phase de transition

Si vous passez maintenant du papier au numérique, scannez vos factures existantes et conservez les originaux jusqu'à l'expiration du délai légal de conservation. Les nouvelles factures, conservez-les directement en numérique.

Ne détruisez les originaux papier qu'après avoir vérifié le délai applicable à chaque type de document et vous être assuré que la version numérique en garantit l'authenticité, l'intégrité, la lisibilité et la disponibilité. Pour les factures et pièces comptables, le délai général est de 10 ans.

Ça semble demander beaucoup de travail, mais c'est un investissement unique. Ensuite, tout est numérique, consultable et sécurisé.