Peppol-zelfafrekening met een onderaannemer: bewaar akkoord, brondata en aanvaarding

Bij zelfafrekening maakt de afnemer de factuur namens de onderaannemer. Dat kan administratie verminderen, maar alleen wanneer beide partijen dezelfde prestaties, prijzen en correctieregels erkennen. Zonder duidelijk akkoord kan een technisch afgeleverde factuur nog steeds inhoudelijk betwist zijn.

Begin bij de actuele bron en de juiste identiteit

De Belgische e-factuur-FAQ behandelt self-billing via Peppol en de voorwaarden voor gestructureerde facturen. Gebruik de actuele fiscale en contractuele instructies voor het concrete dossier. Een netwerkstatus bewijst aflevering, niet dat de onderaannemer iedere prestatieregel aanvaardt.

Zet de bron om in één afgebakende beslissing

Leg vast wie mag factureren, welke prestaties als bron gelden, hoe nummering en btw worden behandeld en binnen welke termijn een betwisting volgt. Controleer ondernemingsgegevens en Peppol-identiteit van beide partijen. Stop de verwerking wanneer prestaties, inhouding, verrekening of prijs niet overeenstemmen.

Bewaar bewijs zonder de volgende stap te automatiseren

Koppel goedgekeurde prestaties en de self-billingfactuur aan hetzelfde project. Bewaar transportreferentie, aanvaarding, betwisting en correctie afzonderlijk. Maak een creditnota of vervangend document alleen volgens de overeengekomen procedure; wijzig een reeds uitgegeven factuur niet stil om ze te laten passen.

Leg ook vast welke partij de factuur bewaart, wie afwijkingen opvolgt en hoe snel de onderaannemer een inhoudelijke fout kan melden.

Test uitzonderingen vóór je dit als vaste werkwijze gebruikt

Test minstens een ontbrekend ondernemingsnummer, een onduidelijke partij, een dubbele registratie en een tijdelijk onbereikbare bron. De werkwijze moet dan stoppen met een concrete vraag en een eigenaar aanwijzen. Bewaar bron, controledatum, invoer, uitkomst en bevestiging, maar kopieer niet meer persoonsgegevens dan nodig. Laat fiscale, juridische, arbeidsrechtelijke of veiligheidsvragen beoordelen door de bevoegde persoon.

Herhaal de controle zodra bedrag, partij, factuurhandeling, werf, planning of officiële instructie verandert. Een oud resultaat is nuttige context, geen automatische toestemming. Bepaal vooraf wie een fout kan herstellen, wie betrokkenen informeert en wanneer een uitzondering echt gesloten is.

Maak de status leesbaar voor een collega die het dossier niet heeft opgebouwd. Die persoon moet kunnen zien wat gecontroleerd is, wat onzeker blijft en welke volgende stap wel of niet is toegestaan. Gebruik vaste velden voor identiteit, datum, bron en beslissing; vrije notities zijn toelichting, geen enig bewijs.

Verbind het dossier met een gecontroleerde uitvoering

Enfin kan klant, leverancier, offerte, project, taak, document en factuur in één dossier verbinden. Alfie kan binnen de beschikbare rechten informatie voorbereiden en een actie voorstellen; een bevoegde gebruiker bevestigt acties met gevolgen. Bekijk Enfin, vergelijk de prijzen of bespreek je werkwijze.