Overheidsopdracht: volg factuuraanvaarding en betaling binnen 30 dagen

Kort antwoord: Bewaar ontvangst, verificatie, aanvaarding en betaling als aparte gebeurtenissen. De federale leidraad beschrijft voor de behandeling en betaling van facturen in beginsel een termijn van dertig dagen, maar het concrete opdrachtdocument blijft bepalend.

Waarom dit een aparte projectbeslissing is

Een verzonden factuur start niet automatisch dezelfde klok als een aanvaarde prestatie. Bij publieke bouwwerken kunnen uitvoeringsstaat, controle, betwisting en betaalbaarstelling elk een eigen bewijs hebben. Zonder die scheiding ziet de werfleider te laat waar een dossier werkelijk vastzit.

De actuele officiële bron blijft bepalend. Deze praktische uitleg ondersteunt Belgische bouwbedrijven, maar vervangt geen juridisch, sociaal, veiligheidskundig of technisch advies.

Wat de officiële bron vastlegt

• De opdrachtnemer factureert volgens de voorwaarden van de opdracht en het gebruikte elektronische kanaal.
• De aanbestedende overheid controleert de prestatie en de factuur vóór betaling.
• De federale informatie noemt voor behandeling en betaling in beginsel dertig dagen.
• Bij een betwisting moet duidelijk blijven welk bedrag en welke prestatie nog worden onderzocht.

Lees deze punten voor de concrete onderneming, persoon, opdracht en werf. Bewaar de bronreferentie en controledatum, want een beknopt artikel vervangt geen bijzondere voorwaarden, uitzonderingen of latere officiële wijzigingen. Noteer ook welke versie van het bestek, contract of formulier is gecontroleerd. Zo ziet een opvolger of een besluit nog op de actuele werfsituatie slaat. Een samenvatting zonder versie, eigenaar en datum is te zwak als vrijgavebewijs.

Maak er een controlepoort van

1. Koppel de factuur aan opdracht, bestelreferentie en goedgekeurde uitvoeringsstaat.
2. Registreer ontvangst door de overheid met een controleerbare datum.
3. Leg vragen of betwistingen vast zonder de oorspronkelijke factuur te overschrijven.
4. Wijs de opvolging toe en bereken termijnen vanaf de juridisch relevante gebeurtenis.
5. Sluit pas af wanneer betaling en eventuele restpunten apart zijn bevestigd.

Geef elke stap een eigenaar, uiterste datum en expliciete status. Maak onderscheid tussen voorbereid, ingediend, ontvangen, gecontroleerd en vrijgegeven wanneer die toestanden gelden. Koppel de vrijgave aan de afhankelijke taak, zodat ontbrekend of tegenstrijdig bewijs zichtbaar blijft.

Bewaar een leesbare bewijsketen

Een bruikbaar dossier toont wat werd verwacht, wat ontvangen werd, wie controleerde en welke beslissing daarop volgde. Bewaar eerdere versies als niet-meer-geldig in plaats van ze te overschrijven. Koppel document, persoon, opdracht, locatie en datum zodat een collega de redenering later kan reconstrueren.

Beperk persoonsgegevens en commercieel gevoelige informatie tot de juiste rollen. Een projectstatus mag aantonen dat een controle is voltooid zonder alle bijlagen voor elke onderaannemer zichtbaar te maken.

Vermijd deze fout

Gebruik niet één status ‘verzonden’ als bewijs dat de factuur ook werd ontvangen, aanvaard en betaald.

Heropen de controle zodra scope, datum, verantwoordelijke, contract, werkrelatie of officiële instructie verandert. Een eerder groen dossier is geen blijvende vrijstelling voor een nieuwe situatie.

Veelgestelde vragen

Kan Enfin de officiële beslissing nemen?

Nee. Enfin kan projectgegevens, documenten, taken, planning en eigenaars samenhouden. De bevoegde persoon verifieert de inhoud en voert de formele handeling uit via het officiële kanaal. Enfin claimt hier geen rechtstreekse overheidskoppeling.

Welke data bewaar je?

Bewaar voorbereiding, verzending, ontvangst, inhoudelijke controle en vrijgave als afzonderlijke gebeurtenissen wanneer ze relevant zijn. Eén datumveld kan die bewijsstappen niet betrouwbaar beschrijven.

Wat doe je bij twijfel?

Blokkeer de afhankelijke taak, noteer de concrete vraag en raadpleeg de actuele officiële bron of een bevoegde adviseur. Leg daarna de uitleg en beslissing vast.

Lees verder

• document- en versiebeheer
• projectopvolging voor aannemers

Bekijk ook bouwsoftware voor één projectdossier, vergelijk prijzen of bespreek je werkwijze.