Beschadigde levering: leg het bewijs vast vóór je de aankoopfactuur goedkeurt

Wanneer materiaal beschadigd aankomt, heeft de werf snel een praktische beslissing nodig en heeft finance betrouwbaar bewijs nodig. Registreer wat werkelijk werd gezien vóór iemand de aankoopfactuur goedkeurt, een creditnota verwacht of een vervangbestelling aanmaakt.

Bewaar de levering zoals ze werd ontvangen

Noteer leverancier, werf, datum, bestelbon, leveringsbon en betrokken materiaal. Beschrijf de schade feitelijk en voeg gerichte foto's toe. Vermijd conclusies over oorzaak of aansprakelijkheid die nog niet zijn onderzocht.

Leg vast hoeveel werd geleverd, hoeveel zichtbaar beschadigd is en waar het materiaal tijdelijk staat. Een foto zonder schaal, artikel of leveringsreferentie is later moeilijk te gebruiken.

Scheid fysieke beslissing en financiële beslissing

De ploeg beslist misschien om materiaal apart te zetten of niet te verwerken. Finance beslist afzonderlijk wat met de factuur gebeurt. Markeer de factuur als te onderzoeken in plaats van ze automatisch af te wijzen, volledig goed te keuren of als credit te boeken.

Een leveranciersbelofte om te vervangen is nog geen ontvangen creditnota. Houd vervanging, retour, korting en financiële correctie als aparte gebeurtenissen bij.

Vergelijk bestelling, levering en factuur

Controleer artikel, hoeveelheid, prijs, project en referenties. De Peppol BIS Billing-documentatie beschrijft de gestructureerde factuuruitwisseling, maar bepaalt niet of beschadigd materiaal contractueel aanvaard is.

Koppel de waarneming aan de juiste factuurregel. Als bruikbaar en beschadigd materiaal door elkaar zitten, splits dan de beoordeling zonder zelf nieuwe leveranciersdocumenten te creëren.

Sluit de uitzondering met bewijs

Geef één persoon eigenaarschap over het leverancierscontact en één persoon over de financiële verwerking. Noteer de reactie, retourbevestiging, vervanglevering of creditnota zodra die werkelijk bestaat. Bewaar eerdere documenten intact.

Enfin kan bestel-, project- en factuurcontext dichter bij elkaar brengen. Het systeem vervangt geen contractuele beoordeling van schade. Vraag advies wanneer aansprakelijkheid of een belangrijk bedrag wordt betwist.

Gebruik een korte controlekaart op de werf

Laat de ontvanger vijf punten invullen: wat kwam aan, wat wijkt af, wat werd apart gezet, wie werd verwittigd en welke beslissing ontbreekt nog. Die kaart hoeft geen aansprakelijkheid toe te wijzen. Ze moet het kantoor alleen genoeg betrouwbare context geven om niet blind te boeken. Controleer later of de hoeveelheid op de creditnota of vervanglevering overeenkomt met de geregistreerde afwijking. Sluit het dossier pas wanneer zowel de fysieke als financiële vervolgstap zichtbaar is. Noteer ook wie de eindcontrole uitvoerde.

Ontdek hoe Enfin bouwadministratie samenbrengt, bekijk de prijzen of bespreek je werkwijze met ons.