Een voorkeursleverancier wijzigen met Alfie na prijs- en beschikbaarheidscontrole

De voorkeursleverancier van een artikel beïnvloedt welke aankoopprijs als uitgangspunt dient. Een wijziging verdient daarom meer controle dan “kies de goedkoopste”. Alfie kan leveranciersprijzen vergelijken en de voorkeursleverancier van een artikel wijzigen, maar beslist niet zelfstandig over voorraad, leverzekerheid of contractvoorwaarden. Enfin gebruikt Alfie als beheerste uitvoeringslaag met context, preview, bevoegdheid en bevestiging.

Controleer eerst het juiste artikel

Begin met de artikelidentiteit: naam, interne code, eenheid en eventueel leveranciersartikelnummer. Bij gelijkaardige materialen kan een verschil in verpakking, kwaliteit of maateenheid de prijsvergelijking onbruikbaar maken. Vergelijk dus geen stukprijs met een doosprijs en geen tijdelijke variant met het standaardartikel.

Kijk ook welke leverancier nu als voorkeur staat ingesteld. Zo ziet u of de vraag werkelijk een wijziging is of alleen een prijscontrole voor dezelfde leverancier.

Lees prijs en voorwaarde samen

Een geregistreerde aankoopprijs is één gegeven. Noteer daarnaast de bron, datum, hoeveelheid, eenheid en eventuele geldigheidsperiode. Een prijs uit een eenmalige offerte is niet automatisch de blijvende catalogusprijs. Een staffelprijs geldt evenmin voor elke bestelhoeveelheid.

Alfie kan de prijzen vergelijken die in Enfin beschikbaar zijn. Dat is geen automatische koppeling met het voorraadsysteem of de actuele beschikbaarheid van een leverancier. Bevestig levertijd, minimumhoeveelheid, transportkosten en beschikbaarheid bij de relevante bron wanneer die factoren de keuze bepalen.

Bekijk de impact op vervolgwerk

Een voorkeur wijzigen is geen bestelling en geen leveringsgarantie. De actie verandert welke leverancier als standaardkeuze bij het artikel geldt; ze keurt geen offerte goed en maakt geen contractuele afspraak. Controleer daarom hoe de wijziging past bij openstaande calculaties, offertes en aankoopbeslissingen.

Maak expliciet vanaf wanneer de nieuwe voorkeur bedoeld is. Als een bestaande projectafspraak bij de oude leverancier blijft, leg dat als uitzondering vast in plaats van de artikelkeuze achteraf te herinterpreteren.

Vergelijk bij materiaal met meerdere leveranciers ook het leveranciersartikelnummer en de bestelunit. Dezelfde handelsnaam kan bij de ene leverancier per stuk en bij de andere per verpakking worden aangeboden. Zonder die controle lijkt een prijs lager terwijl de zakelijke vergelijking niet gelijkwaardig is.

Beoordeel het voorstel vóór uitvoering

Vraag Alfie om het artikel en de leveranciersopties te tonen en bekijk de voorgestelde wijziging. De preview moet het juiste artikel, de huidige en nieuwe voorkeursleverancier en de relevante prijsgegevens herkenbaar maken. Controleer ook of u in de juiste organisatie werkt en bevoegd bent om aankoopstamgegevens te wijzigen.

Bevestig alleen de voorkeurswijziging die u werkelijk wilt uitvoeren. Wilt u ook een aankoopprijs aanpassen of een prijsstaffel toevoegen, behandel dat als een afzonderlijke actie met een eigen bron en controle.

Verifieer de nieuwe standaard.

Open het artikel na uitvoering en controleer welke leverancier als voorkeur staat en welke aankoopprijs daarbij wordt gebruikt. Vergelijk dit met het bevestigde voorstel. Test daarna in de eerstvolgende relevante aankoop- of calculatiecontext of de standaardkeuze logisch verschijnt, zonder te veronderstellen dat oude documenten automatisch zijn aangepast.

Bewaar de zakelijke reden en bron bij de interne beslissing. Zo blijft zichtbaar waarom de voorkeur veranderde en kan een volgende prijsvergelijking met dezelfde context starten.

Plan een herbeoordeling wanneer de gekozen bron een einddatum heeft of wanneer beschikbaarheid de doorslag gaf. Een voorkeursleverancier is een actuele standaard, geen eeuwige kwalificatie. Door de aanleiding terug te vinden kan de aankoopverantwoordelijke later gericht controleren of de voorkeur nog past.

Lees hoe Enfin bouwadministratie samenbrengt, bekijk de prijzen of bespreek uw werkwijze met ons.