Een factuur maken met Alfie na controle van offerte, regels en btw

Een aanvaarde offerte kan opties, voorschotten of nog niet uitgevoerde werken bevatten. Niet elke regel hoort daarom meteen op dezelfde factuur terecht te komen.

Vertrek van het exacte record en de bron

De actuele Alfie-productpagina presenteert Alfie als een bestuurde uitvoeringslaag voor de bouw. De huidige applicatiebron registreert create_invoice en classificeert deze workflow als laag risico met financiële context. Dit artikel claimt geen externe integratie, autonoom resultaat of roadmapfunctie.

Beoordeel één begrensd voorstel

Los klant en aanvaarde offerteversie op en toon regels, hoeveelheden, datums, betaaltermijn en btw-behandeling. Houd uitgesloten opties en eerdere facturen zichtbaar om dubbel factureren te voorkomen.

Houd bevestiging en uitvoering apart

Bewaar de offerteverwijzing, gekozen scope en bevestiger. Factuurcreatie verstuurt niets via e-mail of Peppol, plant geen herinnering en markeert geen betaling.

Test fouten en herstel

Test vóór dagelijks gebruik een ontbrekende identificatie, twee records met dezelfde naam, onvoldoende rechten, verouderde brondata en een tijdelijk onbereikbare dienst. Alfie moet dan stoppen met een concrete vraag of een nog niet uitgevoerd voorstel. Bewaar de oorspronkelijke vraag, het gekozen record, relevante bronvelden, gebruiker, tijdstip en bevestiging zonder meer persoons- of betaalgegevens te kopiëren dan nodig.

Herhaal de controle zodra partij, bedrag, scope, planning, ontvanger of documentversie verandert. Een eerder antwoord is context en geen blijvende toestemming. Leg vast wie een fout kan herstellen, welke afhankelijke records opnieuw gecontroleerd moeten worden en wanneer de uitzondering echt gesloten is.

Maak het resultaat leesbaar voor een collega die het dossier niet heeft voorbereid. Die moet kunnen reconstrueren wat vaststaat, welke onzekerheid overblijft en of de actie is voorgesteld, bevestigd, uitgevoerd of geblokkeerd. Een vrije notitie kan bewijs toelichten, maar vervangt geen identiteit, bron, rechten of bewuste bevestiging.

Oefen herstel even zorgvuldig als succes. Noteer hoe een verkeerde keuze wordt teruggevonden, wie ze mag corrigeren en welke offerte-, project-, planning- of factuurrecords daarna gecontroleerd moeten worden. Zo blijft één fout begrensd tot het betrokken dossier.

Voer de proef uit met een tweede medewerker die de voorbereiding niet zag. Laat die persoon bron, identiteit, gekozen record, voorgestelde actie en gevolgen reconstrueren zonder mondelinge uitleg. Controleer daarnaast een scenario waarin de vraag tijdens de voorbereiding wijzigt: een ander project, een nieuwe documentversie of een aangepaste datum moet het bestaande voorstel ongeldig maken. Pas wanneer ook die grens zichtbaar werkt, is de werkwijze geschikt voor herhaalbaar dagelijks gebruik.

Verbind de actie met het bouwdossier

Enfin verbindt klanten, leveranciers, offertes, projecten, taken, artikelen, kostenposten en facturen in één bouwdossier. Alfie kan context interpreteren en binnen beschikbare rechten een bestuurde actie voorbereiden; een bevoegde gebruiker bevestigt stappen met gevolgen. Bekijk Enfin, vergelijk de prijzen of bespreek de workflow.