Een aankoopfactuur uit de inbox goedkeuren met Alfie na project-, bedrag- en dubbelcontrole

Een leesbare factuur kan nog bij de verkeerde werf horen, dubbel ontvangen zijn of een afwijkend bedrag bevatten. Goedkeuren is daarom een expliciete beslissing en geen gevolg van succesvolle documentherkenning.

Controleer bron, identiteit en huidige toestand

De actuele Alfie-productpagina positioneert Alfie als een bestuurde uitvoeringslaag waarin context, rechten en bevestigingen samenkomen. In de huidige applicatiebron bestaat de actie approve_invoice_inbox_item; ze is geclassificeerd als hoog risico met bevestiging. Deze pagina belooft geen externe integratie, autonoom resultaat of bredere beschikbaarheid dan de bron ondersteunt.

Maak van de vraag één begrensde beslissing

Los inboxitem, leverancier en project op, vergelijk nummer, datum, bedrag, btw, vervaldag, bestel- of leveringsbewijs en mogelijke duplicaten. Stop bij een materiële afwijking en wijs de uitzondering toe.

Bewaar bewijs en houd vervolgstappen apart

Bewaar controles, afwijkingen en bevestiging bij het inboxitem. Goedkeuren betaalt de factuur niet, markeert ze niet als betaald en wijzigt geen leveranciersgegevens; dat zijn aparte acties.

Test uitzonderingen vóór dagelijks gebruik

Test een ontbrekende identificatie, twee gelijknamige records, onvoldoende rechten, verouderde brondata en een tijdelijk onbereikbaar systeem. Alfie moet dan stoppen met een concrete vraag of een voorstel dat nog niet uitvoert. Bewaar de oorspronkelijke vraag, gekozen record, relevante bronvelden, gebruiker, tijdstip en bevestiging. Kopieer niet meer persoons- of betaalgegevens dan nodig.

Herhaal de controle zodra partij, bedrag, scope, planning, ontvanger of documentversie verandert. Een eerder resultaat is context en geen automatische toestemming. Leg vast wie een fout kan herstellen, wie geïnformeerd moet worden en wanneer een uitzondering echt gesloten is.

Maak het resultaat leesbaar voor een collega die het dossier niet heeft voorbereid. Die persoon moet kunnen zien wat vaststaat, welke onzekerheid overblijft en welke actie wel of niet is uitgevoerd. Een vrije notitie kan toelichten, maar vervangt geen identiteit, bron of bevestiging.

Maak ook herstel praktisch: noteer hoe je een verkeerde keuze terugvindt, welke afhankelijke records gecontroleerd moeten worden en wie de correctie mag bevestigen. Zo blijft een fout begrensd tot het betrokken dossier en wordt ze niet onzichtbaar gekopieerd naar planning, offerte of factuur.

Voer voor ingebruikname een tweede controle uit met een andere medewerker. Laat die persoon de gekozen identiteit, bron, actie en gevolgen reconstrueren zonder mondelinge uitleg. Wat niet uit het dossier blijkt, is nog geen betrouwbare vaste werkwijze.

Verbind voorbereiding met bestuurde uitvoering

Enfin verbindt klant, leverancier, offerte, project, taak, artikel, kostenpost en factuur in één bouwdossier. Alfie kan binnen beschikbare rechten informatie voorbereiden en een actie voorstellen; de bevoegde gebruiker bevestigt acties met gevolgen. Bekijk Enfin, vergelijk de prijzen of bespreek je workflow.