Facturation électronique aux pouvoirs publics : contrôle B2G belge

Une entreprise de construction qui facture une commune, une école, un hôpital public ou un service fédéral doit suivre les règles du marché concerné. Il est trop large d'affirmer que tous les fournisseurs sont soumis à une règle unique depuis 2024. Le régime B2G dépend notamment de la date de publication du marché, de sa valeur estimée, du pouvoir adjudicateur et des documents du marché.

Pour les marchés publiés après le 1er mars 2024, la facturation électronique est en règle générale obligatoire à partir de 3 000 euros hors TVA. Un adjudicateur peut imposer une règle plus stricte dans les documents. Les pouvoirs adjudicateurs fédéraux imposent aussi la facturation électronique sous ce seuil depuis cette date. Le seuil général ne dispense donc jamais de lire le cahier des charges et le bon de commande.

Identifier le marché avant de facturer

Enregistrez l'entité juridique qui commande et celle qui doit recevoir la facture. Conservez le numéro de marché, la référence du contrat, le bon de commande, le service, le contact de projet et l'adresse de facturation. Une facture peut être techniquement livrée tout en restant bloquée parce qu'elle vise la mauvaise entité ou ne contient pas la référence utilisée pour l'approbation.

Le responsable du chantier confirme les travaux, quantités, phases ou états d'avancement acceptés. L'administration contrôle séparément les données du client, la TVA, les dates, les montants et la voie d'envoi. Cette séparation évite qu'une validation technique soit prise pour une approbation commerciale.

Distinguer la facture structurée de sa copie lisible

Un PDF peut aider un interlocuteur à lire la facture, mais il ne remplace pas le document structuré exigé. L'envoi s'effectue via Peppol vers la route du client public; Mercurius intervient dans la réception des factures destinées aux autorités belges. Utilisez l'identifiant communiqué et ne déduisez pas l'adresse correcte du seul nom du service.

Si les instructions sont ambiguës, demandez au pouvoir adjudicateur de confirmer l'entité, le canal et les références. Une demande informelle d'envoyer un PDF par e-mail ne modifie pas les exigences du marché.

Valider les références et les pièces

Outre les mentions habituelles d'une facture, le client public exige souvent des données de traitement. Vérifiez au minimum :

• le fournisseur et l'entité adjudicatrice;
• le numéro, la date et la période de facturation;
• les références du marché, du contrat et du bon de commande;
• la description, les quantités, la phase ou l'état d'avancement;
• le traitement TVA et les mentions requises;
• l'IBAN, la communication de paiement et le contact;
• les annexes ou justificatifs prévus par le marché.

Reprenez les références depuis leur source et évitez une saisie libre au dernier moment. Une référence incomplète peut empêcher l'affectation automatique de la facture.

Suivre la livraison et l'acceptation

Conservez le statut d'envoi et de livraison avec la facture, puis vérifiez l'acceptation par le pouvoir public. Une livraison réseau réussie ne prouve pas que les prestations ou le montant ont été approuvés.

Classez les rejets par cause : entité incorrecte, bon de commande absent, champ TVA erroné, annexe manquante ou prestation non réceptionnée. Corrigez aussi la fiche client ou projet qui a produit l'erreur. Pour une correction de fond, suivez la procédure de note de crédit ou de remplacement demandée et conservez l'historique.

Séparer B2G et B2B

La facturation publique et l'obligation B2B belge partagent Peppol et des données structurées, mais leur champ et leurs références diffèrent. Enregistrez donc le type de relation et les règles propres à chaque client. Pour la portée entre entreprises, consultez le guide Peppol obligatoire en Belgique.

Pour relier commande, chantier et facture, découvrez Enfin pour la construction, consultez les prix ou discutez de votre processus.

Sources officielles

Contenu vérifié le 23 juillet 2026.

• Portail belge de l'e-facturation : facturation aux pouvoirs publics
• SPF BOSA : cadre légal de la facturation électronique

Les documents du marché restent déterminants pour les références, exceptions et conditions plus strictes.