Autofacturation Peppol avec un sous-traitant: accord préalable, réception et acceptation

L'autofacturation inverse le rôle habituel

Dans une facture classique, le client s'enregistre pour recevoir. En autofacturation, le fournisseur ou prestataire doit pouvoir recevoir sur Peppol le document distinct de self-billing invoice ou self-billing credit note. Sur un chantier, cela signifie que l'entrepreneur principal ne peut pas simplement produire un décompte au nom du sous-traitant et supposer que le canal suivra. Il faut identifier l'entité juridique, son identifiant Peppol et le logiciel qui reçoit réellement le document avant le premier envoi.

L'accord préalable reste une condition séparée

Le SPF Finances précise qu'un accord préalable reste nécessaire. Gardez donc un accord qui décrit les parties, les prestations concernées, le moment de facturation, la manière de traiter une contestation et la personne habilitée à accepter. Le contrat de sous-traitance et la connexion technique ne prouvent pas automatiquement la même chose. Une équipe finance doit pouvoir retrouver la version de l'accord applicable au décompte, surtout lorsque les prix, quantités ou retenues évoluent pendant le chantier.

L'acceptation doit suivre le document reçu

La réception technique n'est pas la fin du contrôle. L'administration fédérale mentionne aussi une acceptation au moyen de la facture ou note de crédit d'autofacturation. Reliez donc le document au bon contrat, à la période de travaux et au relevé de quantités. En cas d'écart, bloquez la comptabilisation définitive et demandez une décision explicite. Le statut doit montrer si le fournisseur a accepté, contesté ou demandé une correction, sans transformer un silence en accord certain.

Contrôles concrets pour un chantier

Avant chaque cycle, vérifiez l'identité du fournisseur, son point de réception Peppol, la référence du chantier, la période, les lignes de prestation, la TVA et les retenues éventuelles. Conservez ensuite le document structuré, l'accord applicable et la réponse dans le même dossier. La FAQ officielle sur l'autofacturation fournit la règle actuelle; le comptable ou conseiller TVA doit trancher les cas particuliers.

Transformer la décision en flux de travail maîtrisé

Ne laissez pas ce contrôle dans une note isolée. Définissez qui vérifie les données, quelle source justifie la décision, quelle exception impose une revue humaine et qui confirme l'action finale. Enfin peut réunir le contexte client, projet, devis et facture; Alfie peut préparer ou exécuter des actions dans les limites autorisées. Cela ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal, mais rend le contrôle répétable. Découvrez Enfin, comparez les prix ou discutez du flux.