Le client dit avoir payé, mais rien n'arrive: réagir à une fraude à la facture

Distinguer un retard d'un paiement détourné

Un client répond à votre rappel avec une preuve de paiement, mais votre compte ne montre rien. Avant d'envoyer une nouvelle relance, comparez le numéro de facture, le montant, la date et surtout l'IBAN utilisé. Une facture interceptée peut reprendre votre logo, votre chantier et le bon montant tout en dirigeant le paiement vers un fraudeur.

Le SPF Economie décrit précisément ce scénario pour les entrepreneurs: des factures papier ou numériques peuvent être interceptées et leur numéro de compte modifié.

Ouvrir un incident sans modifier l'original

Demandez au client une copie du document reçu et de la preuve de virement. Conservez-les séparément de votre facture officielle. Vérifiez le canal d'envoi, l'adresse de destination et le moment où le document a quitté votre système. Ne remplacez pas les fichiers sources et n'annulez pas automatiquement la facture: il faut d'abord comprendre ce qui a été envoyé et payé.

Contactez le client par un moyen connu. Expliquez le risque sans lui demander de refaire immédiatement le paiement. Les responsabilités peuvent dépendre des faits; faites examiner le dossier par votre banque, votre assureur ou un conseiller compétent.

Prévenir les banques et limiter l'extension

Demandez au client d'avertir sa banque sans délai afin qu'elle tente de bloquer ou rappeler l'opération. Signalez aussi l'incident à votre propre banque. Le SPF Economie recommande de déclarer la fraude au Meldpunt belge et de contrôler les autres factures sortantes.

Identifiez les clients qui ont reçu des factures par le même canal pendant la période suspecte. Contactez-les avec un message vérifiable et demandez-leur de comparer l'IBAN avant paiement. N'envoyez pas un « nouvel IBAN » dans un message isolé qui pourrait ressembler à la fraude que vous cherchez à stopper.

Renforcer la preuve à l'avenir

Affichez le compte officiel de manière cohérente sur le devis, le bon de commande et les canaux contrôlés par l'entreprise. Suivez rapidement les échéances: un écart détecté tôt augmente les chances d'intervenir avant que les fonds disparaissent.

Après l'incident, vérifiez les droits d'accès aux modèles de facture, aux boîtes e-mail et aux données bancaires. Identifiez le point où l'IBAN a pu être modifié et imposez une validation séparée pour tout changement futur. Formez l'équipe à reconnaître une demande urgente de remplacement de compte. Une règle simple doit préciser qui bloque l'envoi, qui contacte la banque et qui informe les clients concernés.

Le rapprochement bancaire aide à voir qu'un paiement manque, mais il ne prouve pas pourquoi. Reliez chaque incident à la facture, au client, au chantier et aux actions prises. Pour fiabiliser la détection, consultez le rapprochement bancaire et les erreurs de facturation à éviter. Pour garder ces données dans un flux unique, découvrez Enfin.