Fournisseur pas prêt pour Peppol: préserver la facture alternative et le droit à déduction

Une facture fournisseur reçue en PDF ne doit être ni ignorée ni automatiquement présentée comme une facture structurée conforme. L'entreprise cliente doit continuer à traiter le coût, protéger ses preuves et pousser le fournisseur vers le canal requis. Dupliquer manuellement le document dans un faux UBL détruit la provenance.

Commencer par la source actuelle et la bonne identité

La FAQ B2B officielle explique le cas du fournisseur non prêt: celui-ci risque une sanction, tandis que le client conserve sous conditions son droit à déduction sur la facture transmise par un moyen alternatif. L'échange électronique alternatif requiert un accord et une méthode sécurisée. Vérifiez toujours la réponse actuelle.

Transformer la source en une décision délimitée

Contrôlez le fournisseur, la transaction, la date, le montant, la TVA et le motif technique. Conservez le document original et l'accord sur le canal. Demandez au fournisseur son plan de mise en conformité sans fabriquer à sa place une preuve de transmission Peppol.

Conserver la preuve sans masquer l'étape suivante

Affectez la facture au bon chantier avec un statut d'exception visible. Enregistrez la réception, la validation fiscale, le paiement et la relance fournisseur séparément. Lorsque son système fonctionne, utilisez le canal structuré pour les nouvelles factures; ne demandez pas un renvoi rétroactif automatique qui créerait un doublon.

Tester les exceptions avant de stabiliser le processus

Testez au moins un numéro d'entreprise absent, une partie ambiguë, un doublon et une source temporairement indisponible. Le flux doit alors s'arrêter avec une question précise et désigner un responsable. Conservez la source, la date, l'entrée, le résultat et la confirmation sans recopier plus de données personnelles que nécessaire. Faites valider toute question fiscale, juridique, sociale ou de sécurité par la personne compétente.

Répétez le contrôle dès que le montant, la partie, l'opération de facturation, le chantier, le planning ou l'instruction officielle change. Un résultat antérieur reste un contexte, jamais une autorisation automatique. Définissez qui corrige l'erreur, qui informe les personnes concernées et quand l'exception est réellement clôturée.

Rendez l'état compréhensible pour un collègue qui n'a pas préparé le dossier. Il doit retrouver ce qui a été contrôlé, l'incertitude restante et la prochaine action autorisée ou bloquée. Utilisez des champs stables pour l'identité, la date, la source et la décision; une note libre complète la preuve, elle ne la remplace pas.

Relier le dossier à une exécution contrôlée

Enfin peut relier client, fournisseur, devis, projet, tâche, document et facture dans un même dossier. Alfie peut préparer l'information et proposer une action dans les limites des droits disponibles; une personne autorisée confirme les actions qui ont des conséquences. Découvrez Enfin, consultez les tarifs ou discutez de votre flux.