Mettre à jour un client avec Alfie sans écraser les bonnes coordonnées

Une nouvelle adresse reçue après un appel de chantier ne doit pas écraser la mauvaise fiche client. Alfie peut préparer une mise à jour client depuis le web, WhatsApp ou la voix. Dans Enfin, l’assistant agit comme une couche d’exécution gouvernée : il interprète la demande dans le contexte de l’organisation, présente le changement, respecte les droits et attend une confirmation avant de modifier la fiche.

Identifier la bonne personne morale

Commencez par rechercher le client à partir de plusieurs éléments : nom, numéro d’entreprise ou de TVA, adresse actuelle, personne de contact et projets liés. Deux sociétés d’un même groupe peuvent partager un nom commercial tout en ayant des données de facturation différentes. Un contact commun ne suffit donc pas pour choisir la fiche.

Si plusieurs résultats restent plausibles, ne demandez pas à Alfie de deviner. Faites confirmer l’entité concernée et conservez la question ouverte jusqu’à ce que la source soit claire. La fonction de mise à jour ne constitue pas une fusion de doublons.

Distinguer la source du changement

Notez ce qui justifie la modification : e-mail du client, document contractuel, compte rendu d’appel ou correction interne. Une nouvelle adresse de chantier n’est pas nécessairement une nouvelle adresse de facturation. De même, le changement d’une personne de contact ne modifie pas automatiquement l’entité contractante.

Enfin ne promet pas ici une vérification automatique auprès de la BCE, de l’administration TVA ou d’une banque. Vérifiez les informations sensibles selon votre procédure interne, surtout lorsqu’une demande change l’identité juridique ou les données de paiement.

Comparer uniquement les champs concernés

Demandez une proposition limitée aux champs qui doivent changer. Comparez l’ancienne et la nouvelle valeur pour le nom, l’adresse, l’e-mail, le téléphone ou le délai de paiement concerné. Les champs sans nouvelle preuve doivent rester inchangés.

Cette comparaison protège les informations correctes. Une consigne telle que « mets les coordonnées à jour » est trop large si le message reçu ne contient qu’un nouveau numéro de téléphone. Reformulez la demande ou corrigez la proposition avant confirmation.

Vérifier les effets avant de confirmer

Une correction de fiche peut influencer les prochains documents et les communications futures. Vérifiez les devis, projets ou factures en préparation qui utilisent ce client, sans supposer que des documents déjà émis seront réécrits. Si le changement est contractuel plutôt qu’administratif, demandez l’accord du responsable compétent.

Contrôlez aussi l’organisation Enfin active et les droits de la personne qui confirme. Le canal — web, WhatsApp ou voix — ne change pas le niveau de prudence requis. Alfie exécute la modification confirmée ; il ne décide pas à la place de l’entreprise qui est le cocontractant.

Relire la fiche après l’exécution.

Ouvrez la fiche mise à jour et comparez-la à la proposition validée. Vérifiez que le bon client a été modifié, que les autres coordonnées sont restées intactes et qu’aucun doublon évident n’a été créé. Testez ensuite le prochain usage pertinent, par exemple la sélection du client pour un nouveau document.

En cas d’erreur, stoppez les nouvelles opérations sur la fiche et corrigez-la avec une nouvelle proposition contrôlée. Cette discipline garde l’historique métier compréhensible et fait d’Alfie un moyen d’exécuter une décision, pas une source autonome de données client.

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